۱۰ نکته برای مدیریت تعارض در محل کار

۱۰ نکته برای مدیریت تعارض در محل کار

بعضی اوقات شما تمام سعیتان را می‌کنید که کارمندان را بر اساس بالاترین تناسب فرهنگی، مهارتی و تجربی استخدام کنید، اما باز هم بروز تعارض و اختلاف بین دو کارمند امری گریزناپذیر خواهد بود. این مسأله در زمان‌های پراسترس حتی پررنگ‌تر هم می‌شود.

این مسائل می‌تواند شکل‌های مختلفی داشته باشند؛ از اختلاف‌نظرهای جزئی در خصوص بهترین شکل مدیریت یک پروژه یا تعارض‌های شخصی گرفته تا کشمکش‌های جدی که می‌تواند کارایی و بهره‌وری کل سازمان یا تیم را به خطر بیاندازد – به خصوص اگر کارمندان اقدام به جبهه‌گیری کنند.

در مسائل جزئی و پیش‌پاافتاده کارمندان خودشان می‌تواند مشکل را برطرف کنند، اما اگر این مسائل عمده و جدی باشند، هرگز نباید اجازه دهید که این مشکل تبدیل به یک فاجعه شود. مدیران استعدادیابی باید پا پیش گذاشته و تلاش کنند که این مشکلات را سریعاً برطرف نمایند.

در ادامه به نکاتی اشاره خواهیم کرد که در بهبود روابط در محیط‌های کاری و حرفه‌ای می‌تواند چاره‌ساز باشد:

  1. سریع دست به کار شوید

وجود یک شخص ثالث – که در بسیاری از شرکت‌ها این شخص می‌تواند مدیر استعدادیابی یا مدیر منابع انسانی باشد – به منظور فراهم‌آوردن یک محیط ساختارمند برای گفتگوی کارآمد بین دو گروه یا دو فرد که با هم مشکل دارند بسیار حیاتی می‌باشد.

اگر مسائل و تنش‌ها به مراحل حساس کشیده شد، هر چه زودتر دست به کار شوید، خطر تبدیل شدن این مشکل به یک فاجعه کمتر خواهد بود. شما باید برای کارمندان این موضوع را روشن کنید که موضعتان در این میان کاملا بی‌طرف بوده و به نفع هیچ کسی تصمیم نمی‌گیرید.

  1. گل به خودی نزنید

وقتی مشکلی در محل کار پیش می‌آید، افراد از موضعی کاملا شخصی به یکدیگر حمله می‌کنند و حرف‌هایی می‌زنند که به هیچوجه منظورشان نیست. Zachary Schaefer که یک مشاور مدیریت تعارض سازمانی در St. Louis می‌باشد در این خصوص می‌گوید: «اگر به این مشاجرات لفظی توجه نشود و آنرا بدون بررسی رها کنیم، به تدریج اعتماد و تعهد بین کارمندان کمرنگ شده و باعث این می‌شود که هر مشکل جزئی سریعاً به یک مسأله جدی بدل شود. پس باید برای کارمندان یک سری قوانین وضع کنید. برای مثال صدازدن یکدیگر با نام کوچک ممنوع! متهم‌کردن یکدیگر ممنوع! خطاب‌قراردادن فرد مقابل با دست و انگشت اشاره ممنوع! و …. »

  1. در خفا مسائل را حل کنید

برای حل مشکلات به یک محل خلوت و ساکت بروید، مثلا دفتری که بتوانید درب آنرا ببندید یا اتاق کنفرانس یا حتی محلی خارج از اداره. با این روش، کارمندی که دچار مشکل شده دیگر این احساس را نخواهد داشت که دیگران به حرف‌های او گوش داده و یا وی را تماشا می‌کنند. با این کار شما محیطی امن برای او ایجاد کرده‌اید تا بتواند مشکل اصلی‌اش را مطرح کرده و حرف دلش را بزند.

  1. عمق مسأله را نشانه بروید

زمانیکه برای کارمندان یک سری قوانین مشخص وضع کردید و مشکلات افراد را در محلی امن شنیدید، وقت آن رسیده که مسأله را به صورت عمقی و دقیق بررسی کنید. از هر یک از کارمندان بخواهید که مشکل را از نقطه‌نظر خودشان توضیح بدهند و اگر لازم می‌دانید اقدام به یادداشت‌برداری کنید. با دقت به نکات مشترک و ناسازگاری‌ها گوش کنید.

  1. سوالات تشریحی بپرسید

بهترین راه برای اینکه به افراد کمک کنیم تا مشکلشان را حل کنند این است که از آنها در خصوص اتفاق، تعارض یا مشاجره سوالات تشریحی بپرسیم. این کار به دو طرف کمک می‌کند تا تعارض بوجودآمده را دوباره از صفر تا صد در ذهن خود بررسی کنند، نه اینکه بر اساس احساسشان تصمیم‌ بگیرند.

Schaefer می‌افزاید: «زمانیکه افراد در تعارض گرفتار می‌شوند، معمولا نسخه مخصوص به خود از حادثه را تشریح می‌کنند، بنابراین یک میانجی‌گر هوشمند ساختار و محتوای تعارض را بگونه‌ای می‌چیند که اولا فهم کافی از آن بدست آورد و ثانیاً تمرکز خود را از گذشته تا آینده معطوف کند».

  1. هر کارمند را ترغیب کنید که از نقطه‌نظر دیگران به مشکل نگاه کند

Kathy Taberner مؤسس مؤسسه Curiosity که یک سازمان آموزشی و مربیگری است می‌گوید: «یکی از مؤثرترین استراتژی‌ها برای بررسی تعارض این است که کنجکاوی دیگران را به گونه‌ای تحریک کنید که نقطه‌نظرات یکدیگر را درک کنند».

کنجکاوبودن به چه معناست؟ داشتن آمادگی برای شنیدن و جذب‌کردن یا شنیدن اختیاری به روشی که شما را برای درک ایده‌های دیگران آماده کرده و سوالات خوبی بپرسید به شکلی که نتوان با بله یا خیر پاسخ آن را داد.

Taberner می‌افزاید: «بسیاری از مشتریان ما از این استراتژی در موقعیت‌هایی که تعارض‌ها سطحی بود استفاده کرده‌اند. همه آنها به اتفاق به این موضوع اذعان داشته‌اند که بعد از استفاده این روش تغییرات عمده‌ای در روابطشان رخ داده و اوضاع بسیار بهتر شده است. همچنین آنها توانسته‌اند پذیرای نظرات دیگران باشند و به خوبی آنها را درک کنند. شاید با این روش در همه مسائل نتوان به یک توافق نهایی دست یافت، اما می‌توان با استفاده از دیدگاه دیگران به درک بهتری نسبت به مسائل رسید آنچنانکه هر کسی در تیم می‌تواند با مشکلات روبرو شده و مسائل را به خوبی حل و فصل کند.»

  1. انتقاد‌گری را ممنوع کنید

منتقدبودن نسبت به رؤسا، کارمندان، همکاران یا حتی افراد خارج از سازمان همچون نفس‌کشیدن امری طبیعی است. این نظر Larry Shushansky، درمانگر روابط کاری است.

وی می‌گوید: « ما هر روزه به شکل منتقدانه فکر یا صحبت می‌کنیم. آن هم چندین بار در یک روز. و هر سری که این کار را تکرار می‌کنیم، در واقع بر علیه سلامتی و تندرستی خود عمل می‌کنیم. تغییر نگرش منتقدانه کار ساده‌ای نیست زیرا این کار در اغلب اوقات تبدیل به یک عادت می‌شود و متأسفانه همین شیوه رفتاری را در مواجهه به تعارض بکاربرده و موجبات پایین‌آمدن عزت نفسمان را فراهم می‌کنیم. ما تمایل به فکرکردن داریم. “آیا می‌دانید آنها در محل کار با من چه می‌کنند؟ هیچ راهی وجود ندارد که یک شخص بتواند این کار را انجام دهد، اگر آنها اینقدر نامنظم نبودند.”»

به جای اینکه کارمندان نسبت به یکدیگر انتقاد کنند، به مسائل پیش روی خود توجه کنید. اینکه چه اتفاقی افتاده و بهترین کاری که می‌توانیم بکنیم چه می‌باشد.

  1. عواطف را همان اول کار بررسی کنید

Shushansky می‌افزاید: «در بسیاری از موقعیت‌ها، ما فکر می‌کنیم که با افراد سختی روبرو هستیم، اما در حقیقت، ما با عواطف و عکس‌العمل‌های دشوار روبرو هستیم».

بررسی عواطف در همان مراحل اولیه کار و سپس به آرامی صحبت‌کردن در مورد این مسائل بسیار می‌تواند به حل مشکلات کمک کند.

  1. در مورد حرکت رو بجلو به توافق برسید

وقتی هر یک از طرفین تعارض بخش مربوط به خودشان را برای شما تعریف می‌کنند، از هر دوی آنها بپرسید که دوست داشتند چه اتفاقی از این به بعد می‌افتاد. برخی از سوالاتی که به حل این مسائل کمک می‌کنند عبارتند از: راه‌حل در این مقطع زمانی چیست؟ برای حرکت به سمت جلو هر یک از طرفین چه کاری باید انجام دهند؟ چگونه باید این مشکل را حل کنیم بگونه‌ای که نیازهای طرفین برآورده شود؟ در حالت ایده‌آل، هر دو طرف از نتیجه راضی بوده و احساس خوبی از حرکت به جلو خواهند داشت.

  1. در مورد روش‌هایی برای جلوگیری از بروز تعارض در آینده صحبت کنید

حال که مشکلات برطرف شده‌اند، زمان آن رسیده که در مورد روش‌هایی برای جلوگیری از رخ‌دادن تعارض‌های مشابه فکر کنید. این کار می‌تواند به سادگی ایجاد یک تالار گفتگو (فروم) برای ارتباطات صادقانه در جلسات کارمندان باشد یا قول‌گرفتن از دوطرف که وقتی مشکل دیگری در آینده پیش آمد اول از همه این مشکل را با شما مطرح کنند یا حتی تهیه یک توافقنامه مکتوب که هر دو طرف آنرا امضاء کنند. ایده اصلی این است که شما باید چارچوبی را ایجاد کنید که سریعا همه اوضاع به حالت قبل بازگردد تا بتوانند بهترین کارشان را انجام دهند.

مجتبی کریمی، دپارتمان MBTI خانه توانگری

منبع: Talentmgt.com

مجتبی کریمی

مجتبی کریمی هستم، دانش‌آموخته رشته مهندسی نرم‌افزار. بیش از ۳ سال است که با دپارتمان MBTI خانه توانگری به مدیریت دکتر علیرضا شیری همکاری داشته و هم اکنون مدیریت محتوای سایت IranMBTI.ir و صفحات اجتماعی مربوط به دپارتمان را بر عهده دارم.

More Posts

Follow Me:
TwitterLinkedInGoogle Plus

0 پاسخ ها

دیدگاه خود را ارسال کنید

به گفتگو درباره این پست بپردازید

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *