۷ راه برای اینکه افراد ساکت در جلسات تأثیرگذاری قویتری داشته باشند

جلسات هفتگی در بسیاری از شرکت‌های امری نرمال و استاندارد هستند، اما اینگونه جلسه ها می‌توانند برای افراد ساکت، خجالتی یا درونگرا که با صحبت‌کردن در جمع مشکل دارند، کاملا استرس‌زا باشند.

دکتر Jeniffer B. Kahnweiler مؤلف کتاب نابغه تضادها: چگونه درونگراها و برونگراها می‌توانند با یکدیگر به موفقیتی شگرف دست یابند اظهار داشت: «درونگراها در مغزشان دنیای بزرگی دارند و گفته‌هایشان را به صورت سؤال مطرح می‌کنند. در بسیاری از موارد برونگراها که قائدتاً افرادی پرحرف هستند مجال صحبت را از درونگراها گرفته و آنان قادر نخواهند بود تا ایده‌هایشان را مطرح کنند.»

اگر به این نتیجه رسیدید که مشارکت‌داشتن در یک جلسه کار سختی است، چه کاری باید انجام دهید؟ دکتر کاهنویلر استراتژی‌های خود را با شما به اشتراک گذاشته است.

پیش از جلسه

  1. از دستورکار جلسه اطلاع یابید

پیش از هر جلسه از چند و چون مطالبی که قرار است در جلسه مورد بحث قرار گیرد اطلاع پیدا کنید بنابراین در مورد آنچه که باید در جلسه صحبت کنید دانش کافی خواهید داشت، خواه یک ایده باشد، خواه یک نظر خواه یک سوال. دکتر کاهنویلر می‌افزاید: «یکی از چیزهایی که درونگراها در آن تبحر دارند، آماده‌سازی است.»

  1. در مورد آنچه که قرار است بگویید برنامه‌ریزی و تمرین کنید

افراد ساکت‌تر در مواقعی که قرار است اول صحبت کنند و بعد فکر کنند آنچنان خوب عمل نمی‌کنند، برعکس آنها دوست دارند پیش از صحبت‌کردن اول فکر کنند (که بعضی اوقات می‌تواند طولانی و سخت باشد). پس در مقابل یک آینه آنچه که قرار است بگویید را تمرین کنید و یا آن چیزی که قرار است بگویید را در ذهنتان مجسم کرده و صحبت‌هایتان را ساختاربندی کنید. دکتر کاهنویلر می‌افزاید: «وقتی قبل از جلسه تمرین می‌کنید مغز شما باور می‌کند که واقعا در جلسه قرار گرفته و در حال صحبت هستید. پس در جلسه واقعی بسیار راحتتر خواهید بود. با این حال از حفظ‌کردن و به‌خاطرسپردن متون پرهیز کرده و در عوض در قالب گفتگو این کار انجام دهید. «شما حتی می‌توانید برای خودتان یادداشت تهیه کنید اما فقط آنها را در قالب کلمات خودتان بیان کنید. با این روش گفتگو و ارائه شما طبیعی‌تر به نظر خواهد رسید.»

  1. پیش از جلسه با خود خلوت کنید

درست در لحظه آخر وارد جلسه نشوید. این کار باعث می‌شود که استرس بیشتری سراغ شما بیاید. در عوض، پیش از شروع چند لحظه‌ای با خود خلوت کنید تا بتوانید احساس آرامش بیشتری کنید.

  1. خود را در وضعیت آرام قرار دهید

به دنبال روشی باشید که اضطراب خود از صحبت‌کردن را کاهش دهید. برای مثال، به تنفس خود توجه کرده و پیش از جلسه و در حین آن از افکار منفی دوری کنید. دکتر کاهنویلر به ما پیشنهاد می‌کند که که بر روی تنفسمان تمرکز کنیم و با آرامی دم و بازدم کنیم. وقتی این کار را انجام می‌دهیم، احتمال مضطرب‌شدن به حداقل می‌رسد زیرا زمانی که به نفس‌کشیدن خود فکر می‌کنیم امکان ندارد که به افکار مخرب فکر کنیم. اگر افکار منفی مانع مشارکت‌داشتن شما در جلسه شد، به این فکر کنید که چه فکر مخرب در مسیر شما قرار دارد. مثلا هر کسی که در این اتاق نشسته از من داناتر است، سپس با یک جمله مخالف به جنگ با این طرز فکر بروید، مثلا من نسبت به این موضوع تبهر و دانش زیادی دارم، با این کار می‌توانید خودتان را بالا کشیده و به این نتیجه برسید که صحبت‌کردن آنقدرها هم سخت نیست.

در حین جلسه

  1. سریعا به اوضاع مسلط شوید

اگر واقعا قرار است چیزی بگویید، مطمئن شوید که هر چه زودتر آنرا در جلسه مطرح نمایید – در پنج تا ده دقیقه اول جلسه. هر چه بیشتر صبر کنید، به دردسر بیشتری خواهید خورد.

  1. برای فکرکردن زمانی به خود اختصاص دهید

اگر یکی از همکارانتان با سوالی باعث شد که شما گارد بگیرید، لازم نیست که همان لحظه جوابش را بدهید. با گفتن جملاتی نظیر «سوال خوبی بود» یا پرسیدن یک سوال باز، همکارتان به شما زمان خواهد داد تا پاسختان را فرموله و آماده کنید. اگر واقعا نمی‌دانید که چه باید بگویید، می‌توانید با گفتن جمله «برای پاسخ به سوال شما به زمان بیشتری نیاز دارم» با تمرکز و توجه بیشتر پاسختان را آماده کنید.

 

  1. بعد از وقفه‌ها کنترل را دوباره به دست بگیرید

اگر همکارتان زمانیکه در حال گفتن صحبت‌های مهمی هستید حرفتان را قطع کرد، با اشاره انگشت خود به سمت همکارتان به وی نشان دهید که صحبتتان هنوز به اتمام نرسیده است. با این کار می‌توانید سریعاً کنترل اوضاع را به دست گرفته و صحبتتان را ادامه دهید. همچنین می‌توانید با گفتن جمله «دوست دارم به ادامه صحبت‌هایم دقت کنید» یا حتی با بیان جمله‌ای شکیل‌تر (اگر کسی که صحبتتان را قطع کرده شخصی مهم نظیر رئیستان بود) نظیر «بنده ایده‌هایی در ذهن دارم که دوست دارم با شما به اشتراک بگذارم» به صحبتتان ادامه دهید.

اگرچه آموختن اینکه چگونه به روشی سازنده در یک جلسه مشارکت داشته باشید در وهله اول دشوار به نظر برسد، اما به خاطر داشته باشید که عقب‌نشینی در یک جلسه مهم می‌تواند عواقب بدی برای سابقه حرفه‌ای شما داشته باشد.

دکتر کاهنویلر اظهار می‌دارد که: «جلسات جایی هستند که افراد در آن قضاوت می‌کنند. اگر به افرادی که حاضر در جلسه هستند اطلاعات کافی در مورد خود و نتایج کارهایتان ارائه ندهید در واقع به آنها بدخدمتی کرده‌اید. اگر افراد شما را نشناسند به زودی از صفحه ذهن آنها محو خواهید شد و سازمان نیز به درستی قدر و ارزش مشارکت‌های شما را نخواهد دانست.»

مجتبی کریمی، مدیر سایت IranMBTI و عضو دپارتمان MBTI خانه توانگری

منبع: The Muse

مجتبی کریمی

مجتبی کریمی هستم، دانش‌آموخته رشته مهندسی نرم‌افزار. بیش از ۳ سال است که با دپارتمان MBTI خانه توانگری به مدیریت دکتر علیرضا شیری همکاری داشته و هم اکنون مدیریت محتوای سایت IranMBTI.ir و صفحات اجتماعی مربوط به دپارتمان را بر عهده دارم.

More Posts

Follow Me:
TwitterLinkedInGoogle Plus

1 پاسخ

دیدگاه خود را ارسال کنید

به گفتگو درباره این پست بپردازید

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *